Tietosuojaseloste

MATKUSTAJAREKISTERIÄ KOSKEVA TIETOSUOJASELOSTE

EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

Laatimispäivä: 03.03.2025

Rekisterin pitäjä

Gate of Lapland / Angegroup Oy, 2663906-4

Alkkulanraitti 123, 95600 Ylitornio

Yhteyshenkilö

Jari Angeria, jari@ange.fi, Sotamiehentie 8, 95600 Ylitornio

Asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittely

Lakiin ja asetukseen perustuen kerätään asiakkaan tunnistustiedot, jotka on lain mukaan säilytettävä vähintään yhden (1) vuoden ajan. Sopimukseen perustuen kerätään muita varaukseen liittyviä asiakastietoja, joita säilytetään enintään viiden (5) vuoden ajan.

Kyseessä on majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetussa laissa (308/2006) (”MaRaL”)tarkoitettu matkustajarekisteri, johon talletettavia matkustajienhenkilötietoja käsitelläänMaRaL:n 6 §:n mukaisen matkustajailmoituksen tekemiseksi, yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi sekä rikosten ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi sekä tilastojen laatimiseen.

Rekisterin pitäjän velvollisuus on tunnistaa asiakkaansa ja säilyttää tallentamansa majoittujien tiedot 1 vuoden ajan. Gate of Lapland hotelin ovet avautuvat ovikoodeilla, joiden toimittamista varten tarvitaan majoittujien sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot.

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuuteen, sopimussuhteeseen, rekisteröidyn suostumukseen tai muuhun oikeutettuun perusteeseen. Henkilötietoja voidaan käsitellä sopimusvelvoitteiden täyttämiseen sekä muuhun yhteydenpitoon rekisteröidyn kanssa, markkinointiviestinnässä, liiketoiminnan suunnittelussa, tuotekehityksessä, uutiskirjeiden lähettämisessä ja tiedottamisessa, verkkosivuston käyttäjäkokemuksen parantamisessa, palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja mainonnan kohdentamiseen sekä markkina- ja muiden tutkimusten ja analyysien tekemiseen.

Tietosisältö rekisterissä

Rekisteröidystä voidaan tallentaa nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, yritys/y-tunnus, asema organisaatiossa, tiedot asiakkaan tilaamista palveluista ja tuotteista ja laskuttamisesta, rekisteröidyn tiedustelut, kommentit ja muut käyttäjän reaktiot verkkopalveluissa, käyttäjän lähettämä aineisto (esimerkiksi valokuva), asiakaspalaute, luvat, suostumukset ja kiellot, käyttäjän antamat profilointi- ja kiinnostustiedot.

Teknisesti kerättyä tietoa verkkopalvelun käytöstä voivat olla IP-osoite ja sijaintimaa tai –kaupunki, verkkopalvelun käyttö ja ajankohta, käytetyn laitteen tiedot, käyttöjärjestelmän tyyppi ja ohjelmistoversiot, selaimen tyyppi ja kieliasetukset, asiakaspalvelun vuorovaikutus eri palvelukanavissa sekä ulkoiset sivustot, joista käyttäjä on saapunut tai joihin käyttäjä siirtyy rekisterinpitäjän verkkopalvelusta.

Tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään matkustajailmoituksen täytön yhteydessä. Lisäksi tietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää yleisesti ja vapaasti käytettävissä olevaa tietopalvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä MaRaL:n mukaisten vaatimusten täyttämiseksi.

Tietojen luovutus

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman perusteltua käyttötarkoitusta varten (viranomaisen vaatimukset).

Rekisterin suojaus

Manuaalista henkilötietoja sisältävää aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa. Henkilötietoja sisältävään aineistoon ei ole pääsyä ulkopuolisilla henkilöillä tai sellaisilla työntekijöillä, joiden työtehtäviin asianomainen henkilötietojen käsittely ei kuulu.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Rekisteri on asianmukaisesti suojattuna rekisterinpitäjän tiloissa ja asianmukaisesti suojatulla palvelimella ja palvelussa. Henkilötietojen käsittelyyn on oikeus henkilökuntaan kuuluvilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen. Rekisteritiedot on suojattu yrityksen ulkopuolisilta teknisillä ratkaisuilla ja sovelluksilla. Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan viranomaisille tai käyttäjälle soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen tarkistus / korjaaminen / poistaminen

Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa. Oikaisut henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamisesta tai poistamisesta tulee osoittaa rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyillä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus. Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyn pyyntö, suostumuksen peruutus ja kielto osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti. Markkinointirekisterissä tietoja säilytetään toistaiseksi.

Rekisterinpitäjä säilyttää muita rekisteröityjä henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin niiden säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Tietoja voidaan säilyttää kirjanpito- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä johtuen kyseisen lain säännösten mukaisesti myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Verkkosivustolla vieraileva voi tyhjentää tai estää evästeet ja muun seurannan selaimen tai laitteen asetuksista, mutta tämä voi heikentää käyttäjäkokemusta tai aiheuttaa toimintahäiriöitä verkkosivuston käytössä. Evästeiden tyhjentäminen ei lopeta kokonaan tiedon keruuta.